Assim, com o advento das redes internas e sistemas de informações (portais e intranets) tornou-se possível de forma prática registrar, disseminar, classificar e mensurar o conhecimento. Aqui entram os portais corporativos do conhecimento como uma plataforma de registro, uso, re-uso e tratamento de informações. Este é o principal instrumento a ser trabalhado por um arquivista ou qualquer profissional da informação na implantação de um programa de gestão do conhecimento.
Um rápido entendimento sobre Gestão do Conhecimento
Segundo a Escola de Administração da Fundação Getúlio Vargas, a Gestão do Conhecimento (GC) é um processo sistemático, articulado e intencional, apoiado na geração, codificação, disseminação e apropriação de conhecimentos, com o propósito de atingir a excelência organizacional. Então se trata realmente de planejar, estimular, socializar e utilizar o conhecimento gerado pelos colaboradores das corporações nos processos internos das empresas seja elas de qualquer área da economia.
Vale destacar a diferença entre as expressões Gestão do Conhecimento comunica uma idéia de processo (programa de gestão do conhecimento) enquanto que o Capital Intelectual refere-se a acervo informacional o qual pode e deve ser gerenciado. Assim, o conceito de gestão do conhecimento parte da premissa de que todo o conhecimento existente na empresa, na prática das pessoas, na execução dos processos e na execução das atividades das áreas empresariais pertence à organização. Para o colaborador, a contrapartida é que podem usufruir do conhecimento presente na organização e registrado nos sistemas informacionais. Logo, a Gestão do Conhecimento preocupa-se em criar condições nas corporações de armazenar o conhecimento, para futura socialização e mensuração.
Assim, a informação, que gera o conhecimento, quando relacionados a outros elementos como experiência, valores, informação contextual e intuição, é necessária que seja socializada, que seja de amplo acesso e de fácil tratamento. Por isso, a necessidade de criarem-se, nos ambientes digitais de empresas e instituições, as condições de registrar este conhecimento.
Só para não sair do normal, lembrando Nonaka e Takeuchi, o conhecimento pode ser classificado em Conhecimento Tácito - algo difícil de ser formalizado e comunicado aos outros e Conhecimento Explícito - informação formal e sistemática, fácil de ser comunicada aos outros (desde que aplicados conceitos de gerenciamento arquivístico e de indexação bibliotecária).
E os arquivistas com isso?
Nestes processos, não existe fórmula pronta para criar um programa de gestão de conhecimento. Porém, temos intimidade com alguns dos processos, vejamos:
· Os arquivistas entram como profissionais da informação, que são, em todo processo de planejamento, implementação e divulgação dos programas de gestão de conhecimento nas instituições, sejam elas públicas, privadas ou sem fim lucrativo (ongs).
Planejando
No processo de análise da organização, é necessário ao arquivista estudar a "vida pregressa" desta, para ver se alguns passos anteriores e necessários foram seguidos. Instituições que podem suportar sistema de Gestão de Conhecimento devem ter intimidade e ter passado no mínio pela Gestão Documental, Gestão Eletrônica de Documentos e Gestão da Informação.
Ao iniciar um planejamento de um programa de GC, é necessário ao arquivista estabelecer os níveis de conhecimento a serem registrados. Para isso, é necessário um levantamento exaustivo de todo processo de conhecimento deste ente. Isso é muito parecido ao levantamento de informações num processo de gestão arquivística, da produção documental para a tabela de temporalidade e quadro de arranjo ou até de seleção. São os mesmos níveis de informação que precisamos saber.
O mapeamento gerado deste processo indica quais os mecanismos (ferramentas) melhor utilizáveis para registrar tanto o conhecimento tácito como explícito. O conhecimento explícito é mais fácil de ser estruturado, pois temos muita intimidade com ele já nos sistemas de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), pois aqui entram relatórios, atas, memorandos e toda sorte de documentos eletrônicos gerados no curso das atividades dos colaboradores. Notem que aqui muda o objeto da arquivística tradicional, o documento como prova gerados pelas instituições, para uma categorização mais contemporânea, o registro de ações dos colaboradores no curso de suas atividades. Ampliamos o nosso escopo de atuação trabalhando com os registros orgânicos.
Para o conhecimento tácito, que possui uma classificação (do ponto de vista de registro) diferente do explícito, são utilizadas ferramentas para o registro de informações (que vai gerar o conhecimento) com o perfil subjetivo. Deixamos de lado as informações objetivas e classificadas para registrar impressões e entendimentos pessoais. Aqui se utiliza recursos mais atuais como blogs ou qualquer outro instrumento de verbalização, além do gerenciamento de correspondência eletrônica (e-mails) e gerenciamento de conteúdo.
Implantando
Para a implementação do programa, possuem hoje no mercado uma série de softwares criados por empresas que englobam o conceito de Gestão do Conhecimento. Mas esta é uma casca que precisa ser planejada, estruturada e inserida na cultura empresarial. É necessária uma decisão de tecnologia da informação para possibilitar análise e seleção da ferramenta ideal para a organização para a qual está trabalhando. Pode-se desenhar (utilizando-se da arquitetura de informação) um sistema de GC customizado para a necessidade, utilizando portais corporativos com banco de dados, metadados, bibliotecas virtuais e funcionalidades de web 2.0, alem de atenção a outros elementos importantes para o gerenciamento dos metadados que garantem a autenticidade de documentos.
Autores sugerem ainda passos de maturidade rumo a gestão do conhecimento: a Gestão da Documentação, através do levantamento e o diagnóstico dos arquivos existentes e das diversas fontes de informações necessárias à organização, a Gestão da Informação, através da implantação de sistema de GED e, por fim a Gestão do conhecimento, através da gestão de conteúdo, com o pleno exercício de compartilhar experiências, saberes e conhecimentos individuais ou das equipes.
A gestão do conteúdo corporativo
Hoje a necessidade é compartilhar todos os documentos (onde se armazena o conhecimento) de maneira rápida e fácil utilizando redes como a web (a estrutura de sites para tanto), intranets e extranets. Por isso, a Gestão do Conteúdo Corporativo (ECM), que é o gerenciamento de informações, foca na captação, ajuste, distribuição e gerenciamento dos conteúdos para apoio ao processo de negócios de toda a empresa.
Esses conteúdos podem ser estruturados ou não, procedentes de diversos sistemas, como de imagem, Gerenciamento de Documentos, bancos de dados, arquivos nos diretórios e de qualquer outro arquivo digital como som ou vídeo (aqui, portanto, carregando conhecimento tanto tácito como explícito). A característica básica de uma solução de ECM é oferecer acesso a todos os conteúdos da empresa através de uma interface única baseada em browser. As funcionalidades essenciais para qualquer sistema de gerenciamento de conteúdo, num processo imediatamente anterior à gestão do conhecimento, podem ser vistas como:
· Uso de metadados (ou propriedades descritivas de conteúdo);
· Gestão de permissionamento (usuários e seus direitos de acesso);
· Criação, edição e armazenamento de conteúdo em formatos diversos (html, doc, pdf etc);
· Controle da qualidade de informação (com fluxo ou trâmite de documentos ou workflow nos principais);
· Classificação, indexação e busca de conteúdo (recuperação da informação com instrumentos de busca);
· Gestão da interface com os usuários (arquitetura da informação e interface);
· Gravação das ações executadas sobre o conteúdo para efeitos de auditoria e para comprovar autenticidade de arquivos.
Esses são elementos básicos que o arquivista deve entender e se preocupar na análise de um sistema otimizado para implantação da gestão de conhecimento numa organização.
Para concluir
Não existe uma fórmula para que um programa de GC em portal de certo, mas para o arquivista, aqui então caracterizado como um profissional da informação surge a possibilidade de integrar e comandar equipes em todas as fases do processo de implantação do programa de gestão do conhecimento, seja antes disso, quando da necessidade de estabelecer a gestão documental, seja na fase de planejamento e levantamento de informações, seja no processo de implementação e até na divulgação e estímulo ao uso da gestão do conhecimento nas corporações.
Para os arquivistas é necessário repensar paradigmas, os documentos hoje nascem, são utilizados e morrem no meio digital. Está na hora de pensarmos nisso. Não temermos os avanços tecnológicos. Os sistemas de GD e GED hoje já fazem parte da realidade dos arquivistas, portanto, já é necessário avançarmos mais um passo à gestão do conteúdo e do conhecimento.
Quer saber mais sobre o assunto?
Então, participe do Mini-Curso "O Arquivista na Gestão do Conhecimento", nos dias 21 e 22 de outubro, durante o III Congresso Nacional de Arquivologia.
Valor: R$ 50,00.
As inscrições devem ser feitas através do link:
http://www.enara.org.br/modules.php?name=News&file=article&sid=476SOBRE O AUTOR: Charlley Luz é publicitário e arquivista pela Universidade Federal do Rio Grande do Sul. Especialista em projetos de Ciência da Informação, atuou como atendimento, mídia e planejamento em agências de propaganda por mais de dez anos atendendo campanhas publicitárias para empresas e organizações do Rio Grande do Sul. Na área de internet iniciou seu trabalho na wwwriters com a elaboração de projetos, na elaboração e coleta de conteúdo, além de desenvolvimento de trabalhos. Criou projetos web, estruturando arquitetura de informação e conteúdo. Consultor de Ciência da Informação e Comunicação da Plena Consultores de São Paulo, trabalhou em projetos para clientes como Toyota do Brasil, Light Rio, CCR, Contax e Sebrae Nacional entre outros. Atualmente desenvolve também pesquisas acadêmicas na área de Ciência da Informação como web semântica, metadados, workflow e arquitetura de informação.
